Ikväll är det äntligen dags för Nyår för alla 2013. Redan i våras fick jag ett samtal från chefen för NBV i Stockholm som berättade att en extern aktör ville hyra lokalerna över nyår. Han ville ge oss möjlighet att ha lokalen i första hand så jag och Anna Maria tackade ja till att köra ett år till.
Igår klockan 21:00 hade vi 160 anmälda till en lokal med plats för 150 personer. Vi bestämde oss för att sätta anmälningsstopp. Vi räknar kallt med att minst tio personer avanmäler sig eller inte dyker upp. Inatt har två personer avanmält sig. Erfarenheten säger att vi kommer bli cirka 145 personer, men vi vet inte säkert för ens ikväll. På många arrangemanget är problemet det omvända, blir det tillräckligt många?
Här är några framgångsfaktorer:
- Jobba inte med lill-fingret! Gå in för arrangemanget helhjärtat, hela vägen.
- Jobba med någon som du jobbar bra med. Jag och Anna Maria är ett bra team. Vi har hörts och setts löpande, i början lite glesare och sen tätare och tätare.
- Börja i tid. Vi började planera lite löst redan i augusti. Vi informerade vår omgivning om att arrangemanget skulle äga rum. Vi har löpande informerat om framsteg i planeringen och pratat med folk runt om oss om nyårsfirandet.
- Planeringsarbetet slutar när arrangemanget börjar. När man har ägnat mycket tid under hösten finns en risk att man tappar orken på slutet. Gör inte det! Fortsätt bjuda in, berätta om planeringsframgångar och hitta på nya detaljer.
- Ett arrangemang planerar sig eller marknadsför inte sig själv. Genom att sprida det via sociala medier och AFK så börjar fler sprida det vidare.
- Vi har delegerat en del arbete. Jag och Anna Maria håller ledningsrollen men delegerat ut deluppgifter till olika personer, både före, under och efter arrangemanget.
- Det är förstås mycket enklare att göra sånt här i en resursstark organisation! 🙂
Vi vet inte hur det blir nästa år. Det bestämmer vi i sommar. Men ni lär märka av om det blir!